Jasmind

之前的一个朋友，她所在的部门内部，每周一的十点左右起，会进行“工作头脑风暴”，需要每个人都准备便笺纸和圆珠笔。首先，用三分钟的时间，在各自的便笺纸上写下这星期要做的工作。然后，将这些便笺纸一一贴到一张被称为“工作矩阵”的纸上，即我们经常听到的“四象限法则”。

“四象限法则”由工作的“重要程度”和“紧迫程度”两条轴线构成。纵轴为重要程度，横轴为紧迫程度。我们将头脑风暴中“刮出”的工作事项贴到上面。这样，根据便笺纸的粘贴位置，就能对工作的优先等级一目了然。

贴在重要程度和紧迫程度都高的象限里，说明这些工作的优先等级最高，这周的工作需要以这些事项为中心展开。

通过以上这幅图，可以看出，大家很容易降低“重要程度高却不是很紧迫”的工作的优先等级。大家似乎更重视“紧迫程度”，更容易忽视“重要程度”。所以，我们需要改变“紧迫程度不高的工作，就先搁置一旁”的看法，其实，为了平衡自己的工作经历，可以试着进行以下尝试：

将八成的精力，用在重要程度和紧急程度都高的工作上。

剩下的两成精力，用在重要程度高，却不是很紧急的工作上。

采用这种方式进行分配精力，可以防止不紧急事情的工作积压，提高工作效率。

目前，随着信息技术的快速发展，上面这个朋友采用的手写便签纸并贴到“工作矩阵”上的方法，可以通过信息化的工具实现——即“杰思敏行”。

“杰思敏行”是一款记录工作、任务、规划时间的新型时间管理软件，你可以对头脑风暴中“刮出”的工作事项进行分析、分解和归类，将宏伟的目标分解成一个个易于完成的小目标，并以事务的方式记录到“杰思敏行”中。在此，你还可以标注事务的轻重缓急，并能计划和安排执行事务的先后顺序，以及标记任务的完成情况。这样，能够有效地避免“越重要的事越容易被忽略”的情况，从而提高工作效率。

——摘自《整理的艺术3》P190